מה השלב הראשון בעבודה עם יועץ שיווקי?

מה השלב הראשון בעבודה עם יועץ שיווקי? – המדריך המקיף והמעודכן

אם אתם בעלי עסק ומרגישים שאתם זקוקים לעזרה בשיווק, סביר להניח שכבר חשבתם על פנייה ליועץ שיווקי. אבל רגע לפני שאתם מרימים טלפון או שולחים מייל, חשוב שתדעו – ההצלחה של התהליך השיווקי תלויה במידה רבה בהכנה הנכונה שלכם. בדיוק כמו שלא הייתם הולכים לרופא מבלי לחשוב קודם על התסמינים, כך גם בשיווק – ההכנה המוקדמת היא המפתח. במאמר הזה נחשוף בפניכם את הצעדים המעשיים שיעזרו לכם להפיק את המרב מהפגישה הראשונה עם היועץ השיווקי, ונראה כיצד הכנה נכונה יכולה לחסוך לכם זמן, כסף ותסכול בהמשך הדרך.

למה כל כך חשוב להבין את השלב הראשון?

השלב הראשון בעבודה עם יועץ שיווקי אינו סתם פגישת היכרות אקראית – זהו היסוד שעליו תתבסס כל הפעילות העסקית והשיווקית בהמשך. כאשר מפרסמים מחקרים בתחום הייעוץ השיווקי, עולה כי עסקים המשקיעים בשלב ההכנה ובתיאום הציפיות הראשוני משפרים את הסיכוי שלהם להשיג יעדי צמיחה בכ-20% יותר מאלו שמדלגים על השלב הזה. הסיבה לכך פשוטה: תיאום נכון של מטרות, היכרות עמוקה עם נתוני העסק, והגדרה ברורה של התפקידים והאחריות חוסכים אי-הבנות בהמשך ומאפשרים תהליך עבודה יעיל.

מעבר לכך, השוק מציב בפני בעלי עסקים אתגרים משתנים: טכנולוגיות חדשות, עליות מחירים, תחרות עזה ועוד. יועץ שיווקי מנוסה מגיע עם ראייה רחבה ויכולת לזהות הזדמנויות חדשות או נקודות חולשה מבעוד מועד. אבל כדי שהוא יוכל לממש את הכישורים הללו, העסק עצמו צריך לספק לו תמונת מצב ברורה – החל ממצב פיננסי, דרך הגדרת קהלי היעד, ועד אסטרטגיה שיווקית כללית של החברה (אם קיימת). זה בדיוק התפקיד המרכזי של השלב הראשון: "לפתוח את הקלפים" ולוודא שיועץ השיווק מזהה בדיוק איפה העסק נמצא ולאן הוא רוצה להגיע.

יתר על כן, שלב ראשון מוצלח מבסס גם את מערכת היחסים שבין היועץ לבעל העסק. אם השלב הזה נעשה ברצינות, בשקיפות, ובפתיחות, כבר מההתחלה נוצר אמון הדדי. לא פעם, בעלי עסקים חוששים לחלוק מידע רגיש או קשיים פנימיים, אך אם רוצים לקבל פתרונות יעילים באמת, אין מנוס מלהציף את כל העובדות והאתגרים בשלב זה. לכן, אפשר לומר שהשלב הראשון הוא גם שלב "פסיכולוגי" – בניית יחסי אמון שמאפשרים שיתוף פעולה פורה לאורך זמן.

אבחון מעמיק של העסק – מה קורה בפועל?

איסוף נתונים יעיל: לבנות תמונה עובדתית

הדבר הראשון שיועץ שיווקי ירצה לעשות הוא לאסוף כמה שיותר נתונים רלוונטיים. איסוף הנתונים עשוי לכלול דוחות כספיים ודוחות מכירה, פילוחים של סוגי לקוחות, רשימות תפוצה מקמפיינים קודמים, דו"חות אנליטיקה של האתר וערוצי המדיה החברתית, ועוד. למשל, אם אתם מפעילים קמפיינים בגוגל אדס, היועץ ירצה לבחון את עלות-הקלקה הממוצעת (CPC), את העלות לרכישת לקוח (CAC) ואת שיעור ההמרה (Conversion Rate) לאורך הזמן.

בחירת היועץ השיווקי לעסק תלויה בתמונה מפורטת יותר של המצב הקיים, כך הוא יכול לנתח באילו אזורים העסק מתפקד היטב ואילו מחייבים שיפור. לעיתים קרובות, נתונים מספריים מגלים מציאות שונה ממה שבעל העסק חושב. לדוגמה, ייתכן שתגלו ש-70% מהלידים מגיעים למעשה מערוץ ספציפי שלא הושקע בו מספיק, או להפך – ערוץ שהשקעתם בו רבות אך הוא מניב תוצאות דלות.

ראיונות עומק ו"הקשבה" לארגון

מעבר לנתונים כמותיים, יועץ שיווקי מעולה יודע שהסיפור הגדול נחשף בשיחות פנים-ארגוניות. לכן, בשלב זה הוא עשוי לראיין מנהלים מובילים, עובדים במחלקת המכירות, ולעיתים אפילו לקוחות מרכזיים. המטרה היא להבין את ה"אווירה" הפנימית – האם קיימים חסמים במכירות? האם יש תיאום יעיל בין מחלקת השיווק למחלקת השירות? האם העובדים עצמם מבינים את הצעת הערך של העסק?

דרך ראיונות אלה, היועץ יכול לזהות בעיות פנימיות שפוגעות בשיווק ובעצם מונעות מהעסק לצמוח. למשל, אם מחלקת השירות לא מצליחה לטפל בזמן בפניות כי אין נהלי עבודה ברורים, זה ישפיע ישירות על שביעות הרצון של הלקוחות – ואחרי הכול, לקוחות לא מרוצים לא הופכים לשגרירי המותג. כך שהשלב הראשון הוא לא רק "שיווק נטו"; הוא גם אבחון תהליכי עומק בתוך העסק.

בחינת התחרות והסביבה השיווקית

חלק בלתי נפרד מהאבחון הוא הבנת הסביבה החיצונית: מיהם המתחרים העיקריים? איך הם ממקמים את עצמם בשוק? האם ישנם שינויי רגולציה או חידושים טכנולוגיים שמשפיעים על התחום? בחלק זה, היועץ יכול להשתמש בכלים כמו SEMrush, SimilarWeb ו-Ahrefs כדי לבחון את הנוכחות הדיגיטלית של המתחרים, לזהות מילות מפתח שבאמצעותן הם מושכים תנועה, ולהעריך את התקציבים שהם משקיעים בקמפיינים.

המידע שמושג מהניתוח התחרותי מאפשר להגדיר נקודות בידול וכיווני פעולה שונים. לדוגמה, אם אחד המתחרים מצליח לחזק את עצמו ברשתות חברתיות בזכות שיתוף פעולה עם משפיענים, אולי העסק שלכם יכול לאמץ טקטיקה דומה או למנף את היתרון שלו במקום אחר – למשל, אתר אינטרנט מושקע עם תוכן איכותי.

הגדרת מטרות ותיאום ציפיות – הלב של השלב הראשון

לאחר שהיועץ השיווקי למד את העסק וריכז את כל הנתונים והידע על העסק ועל השוק, מגיעה נקודה קריטית: הגדרת המטרות והציפיות באופן מדויק. מחקרים שיווקיים מלמדים שכ-40% מהכישלונות בפרויקטי שיווק נובעים מאי-הבנה בסיסית לגבי היעדים: מה באמת רוצים להשיג, באילו טווחי זמן, ובאילו משאבים?

חשוב להגדיר מטרות בצורה "חכמה" (בשיטת SMART – Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound). לדוגמה, במקום לומר "אנחנו רוצים שהעסק יגדל", מנסחים יעד כמו: "נרצה להגדיל את מספר הפניות מהאתר ב-30% בתוך חצי שנה, עם אחוז המרה של לפחות 5%." בצורה כזו, גם היועץ וגם בעל העסק יודעים מה בדיוק הצלחה אומרת, ואיך למדוד אותה.

לא פחות חשוב הוא נושא תיאום הציפיות. האם יועץ השיווק עומד לנהל בפועל את הקמפיינים, או רק לספק המלצות והכוונה כללית? האם בעל העסק מצפה לייצר תוכן שיווקי באופן עצמאי, או מצפה שהיועץ יתאם זאת מול כותבי תוכן גרפיים או גורמי מדיה אחרים? שלב זה נועד למנוע "הפתעות" בהמשך הדרך.

כלים וטכניקות העומדים לרשות היועץ בשלב הראשון

סקרים ומשובים מקוונים מהלקוחות לעסק

אחד הכלים היעילים ביותר הוא שימוש בסקרים אונליין, דרך פלטפורמות כמו Google Forms, SurveyMonkey או Typeform. ניתן לשלוח את הסקרים ללקוחות קיימים או ללקוחות פוטנציאליים, ולשאול שאלות שקשורות לשביעות רצון, הרגלי רכישה ותפיסת המותג. היועץ יכול לנתח את התשובות ולראות היכן העסק מצטיין ומה דורש שיפור מיידי.

מפת חוויית הלקוח (Customer Journey Mapping)

כלי ויזואלי שממחיש את המסע שהלקוח עובר – החל מהרגע שהוא שומע על המותג, דרך חוויית הרכישה, ועד התקשורת לאחר הקנייה. אם מזהים "נקודות כאב" במסע הזה (כמו עיכוב בתמיכת הלקוחות או מידע לא ברור באתר), ניתן להתמקד בפתרון הבעיות לפני שמכבידים על השיווק.

ניתוח נתונים אנליטי מלא על העסק

בשלב זה, היועץ עשוי לחבר את חשבונות הפרסום שלכם (גוגל, פייסבוק, טאבולה וכו') למערכות BI (Business Intelligence) או אפילו לכלי גוגל אנליטיקס מתקדם (GA4), ולייצר דוחות שמציגים את היחס בין השקעה לתמורה בכל ערוץ. אם מזהים שבערוץ מסוים ה-ROI (החזר השקעה) גבוה משמעותית, ייתכן שכדאי למקד שם את רוב המאמצים.

דוגמה מעניינת – יעוץ לסטארט-אפ בתחום המזון

כדי להמחיש, נניח שאתם סטארט-אפ בתחום המזון הבריא, שכבר פועל חצי שנה ונעצר בצמיחה של המכירות. אתם פונים ליועץ שיווקי במטרה להגדיל חשיפה. בשלב הראשון היועץ דורש נתונים: דוחות מכירה, פילוח לקוחות לפי גיל, ניתוח המבקרים באתר ושיעור נטישה (Bounce Rate) בכל דף. לאחר בחינה מעמיקה, הוא מגלה שהאתר לא מותאם למובייל, למרות ש-60% מהלקוחות מגיעים דרך הטלפון הנייד.

בנוסף, ראיונות עם אנשי המכירות מגלים שרבים מהלקוחות שואלים על תזונה טבעונית, אבל אין מספיק מידע באתר לגבי מוצרים מתאימים. מניתוח התחרות מתברר שיש מותג מתחרה שעושה שיתופי פעולה עם תזונאים מובילים באינסטגרם – מה שמקנה לו יתרון בחשיפה לקהל מעודכן.

בסיום השלב הראשון, מגדירים מטרה להעלות את המכירות ב-25% בתוך רבעון, בדגש על שיפור שיעור ההמרה בנייד. נקבעים צעדים ראשוניים כמו התאמת האתר למובייל ושיתוף פעולה עם משפיענית טבעונות. כבר בהמשך החודש הראשון, העסק חש שיפור מיידי בתנועה באתר ומקבל משוב חיובי מלקוחות.

שאלות נפוצות בתחום היעוץ לעסקים

שאלה 1: האם כל עסק, גם קטן מאוד, חייב לעבור תהליך מלא של אבחון?
תשובה: כן. גם עסק קטן שיש לו רק כמה לקוחות חייב להבין מי הלקוחות הללו, מה מבדיל אותו מהמתחרים, ואיך הוא יכול להרחיב את הפעילות. התהליך יכול להיות פשוט וקצר יותר מאשר בחברות גדולות, אך העקרונות זהים.
שאלה 2: כמה זמן לוקח השלב הראשון?
תשובה: לרוב זה תלוי בגודל העסק ובהיקף הפעילות השיווקית הקיימת. בעסקים קטנים, התהליך עשוי לארוך שבוע עד שבועיים. בעסקים בינוניים וגדולים, הוא עשוי להימשך חודש ואף יותר, במיוחד אם דרושים ראיונות רבים ואיסוף נתונים מורכב.
שאלה 3: האם אפשר לדלג על שלב הגדרת היעדים אם כבר יודעים מה רוצים?
תשובה: לא מומלץ. לעיתים בעל העסק בטוח שהוא יודע "בגדול" לאן הוא רוצה להגיע, אבל ללא תיאום ציפיות מפורט עם היועץ, אי אפשר למקד את המאמצים. הגדרת היעדים המוסכמים חשובה כדי למדוד הצלחה ולהקצות משאבים נכונים.

איך מתקדמים לשלב הבא?

השלב הראשון, שבו מגדירים את תשתית המידע על העסק ואת היעדים הרצויים, מהווה את הקרקע שעליה יצמחו כל הפעולות השיווקיות בהמשך. עם זאת, רבים טועים לחשוב שעם סיום השלב הזה, אפשר מיד לעבור "למעשים" – קרי, להתחיל לבנות קמפיינים ולדחוף קדימה את המותג. בפועל, המעבר לשלב הבא צריך להיות זהיר ומדוד, בדגש על תכנון מהודק.

הצבת אבני דרך (Milestones) והגדרת מדדי הצלחה (KPIs).
על בסיס התוצאות מהאבחון הראשוני, רצוי לגבש סדרת פעולות מדורגת. לדוגמה, ניתן להחליט שברבעון הראשון (שלושת החודשים הקרובים) נתמקד בשיפור הנראות האורגנית (SEO) לצד הקמת קמפיינים נבחרים, וברבעון שלאחר מכן נרחיב את הפעילות לפרסום ממומן בפלטפורמות נוספות כמו טאבולה או רשתות חברתיות ספציפיות. בכל שלב, נגדיר מדדי הצלחה: כמה לידים חדשים שואפים לגייס, מה יחס ההמרה הרצוי, ומה צפי המכירות. כך, נוכל לזהות אם ההתקדמות עומדת ביעדים או שיש צורך בהתאמות נוספות.

חיזוק מערך המשאבים והיכולות הפנימיות.
גם התוכנית הטובה ביותר לא תגיע לתוצאות אם העסק לא ערוך לעמוד בה. לדוגמה, אם החלטתם להשקיע בקמפיין דיגיטלי שבכל שבוע יניב עשרות לידים חדשים, חובה לוודא שיש מספיק כוח אדם לטפל בהם באופן מיידי. פעמים רבות, יועץ שיווקי ימליץ על גיוס מנהל/ת שיווק פנים-ארגוני שיפעיל את התוכנית בשטח, או יסייע לחזק את מחלקת המכירות. העיקר הוא לדעת כמה להשקיע בתקציבי פרסום גבוהים לפני שמוודאים שקיימת יכולת פנימית לטפל בלקוחות המתעניינים.

בניית “תוכנית תקיפה” ליישום בפועל.
כעת, כשהמידע והמדדים ברורים, ניתן לכתוב תוכנית אופרטיבית: אילו פעולות ייעשו בכל ערוץ שיווקי, מי אחראי עליהן, ומה לוח הזמנים המדויק. אם מדובר במיתוג מחודש, יוגדר באיזה תאריך המעצב יספק את הקונספט הגרפי הראשוני, מי יאשר אותו ומתי עולים עם השפה החדשה לאתר ולערוצי המדיה החברתית. אם מתכננים סדרת קמפיינים בפייסבוק או גוגל, כדאי לתכנן מראש את תכני המודעות, התקציב היומי, וסוגי הקהלים (טירגוט). הפירוט בשלב זה חוסך זמן והתלבטויות במהלך הביצוע, ומעניק לבעל העסק שקיפות מלאה לגבי ההשקעה בכל סגמנט שיווקי.

דגשים ייחודיים בעבודה השוטפת עם היועץ השיווקי

לאחר שהשלב הראשון נסגר ותוכנית מיתוג העסק ותוכנית הפעולה השיווקית גובשה. מגיעה העבודה היומיומית – זו שתיקבע אם התוכנית תתממש בהצלחה או תיתקע ב"פינג-פונג" התכתבויות ומיילים ללא תוצאות. ישנם כמה עקרונות שעשויים להפוך את שיתוף הפעולה למוצלח במיוחד:

נבצע סנכרון ותקשורת שוטפת עם היועץ.
כדי למנוע "הפתעות" או פספוס של הזדמנויות, חשוב להגדיר מראש נקודות בדיקה קבועות – בין אם שבועיות או דו-שבועיות – שבהן היועץ וגורמים מרכזיים בעסק (כמו מנהל מכירות או מנהל מוצר) עוברים על התקדמות התוכנית. בפגישות אלו בודקים את הביצועים של הקמפיינים, מזהים אתגרים שצצו ומעדכנים את הפעולות הבאות. גם אם לפעמים נדמה שהכול "רץ" חלק, קביעת פגישות מעקב היא דרך לוודא שהעסק לא מפספס פניות חשובות או מגמות משתנות בשוק.

חלוקת תפקידים ואחריות בין העסק ליועץ שלנו.
אחת הטעויות הנפוצות היא ציפייה שהיועץ יטפל בהכול – מכתיבת הפוסטים ועד ניהול המלאי במחסן. בפועל, תפקידו של היועץ הוא לתת את הפתרונות, ההכוונה והאסטרטגיה הכוללת, בעוד לבעל העסק ולאנשיו יש תפקיד קריטי ביישום בפועל. לכן, רצוי מאוד ליצור חלוקת אחריות ברורה: מתי העסק אחראי ליצירת תוכן, מתי היועץ מבצע בקרת איכות, מי מעלה מודעות ואילו אישורים נדרשים להעלאת קמפיין. כך מונעים צווארי בקבוק ומבטיחים יעילות.

שקיפות מלאה עם היועץ לגבי הנתונים ובגישה לכלים.
דבר נוסף שחשוב להגדיר מההתחלה הוא הגישה לכלי הניהול והדיווח. אם היועץ צריך גישה למערכת CRM או לדוחות מכירה, יש לספק לו אותה במהירות. לעיתים עיכובים בפתיחת הרשאות או חוסר יכולת לגשת למערכות יכולים לעכב משמעותית את התקדמות העבודה. במקביל, היועץ צריך לספק לעסק דוחות מפורטים על תוצאות הקמפיינים והפעולות השוטפות, כדי שכל הצדדים יהיו מעודכנים ויוכלו לקבל החלטות בצורה מושכלת.

לסיכום – לשים את היסודות הנכונים להצלחת השיווק

השלב הראשון בעבודה עם יועץ שיווקי הוא הלב הפועם של כל הפעילות השיווקית שתבוא אחריו. הוא כולל מיפוי ואבחון מעמיק של העסק, סקירת השוק והמתחרים, הגדרת מטרות ברורות ותיאום ציפיות הדדי. בשלב זה מקובל לחשוף את כל הנתונים, הבעיות והאתגרים, כדי שאפשר יהיה לייצר תוכנית פעולה אסטרטגית שנשענת על עובדות בשטח ולא על ניחושים או אינטואיציות בלבד.

הזמן והמשאבים שהעסק משקיע בשלב זה אינם מותרות – הם הסוד לשיפור ההחזר על ההשקעה בהמשך הדרך. ככל שהאבחון מעמיק יותר, היעדים מוגדרים באופן ממוקד יותר והתקשורת עם היועץ פתוחה ושקופה, כך עולה הסיכוי שהעסק יחווה צמיחה יציבה ומשמעותית בתוצאות השיווקיות. למעשה, עם יסודות חזקים, כל מבנה השיווק העתידי יעמוד איתן גם בפני שינויים ואתגרים שהשוק יציב בדרך.

בין אם אתם מנהלים סטארט-אפ דינמי או עסק משפחתי ותיק, השלב הראשון בעבודה עם יועץ שיווקי יכול להיות ההבדל בין מסע שיווקי חוצה-מכשולים לבין הצלחה משמעותית ובת-קיימא. התחילו בחוזקה – ותנו לעצמכם את נקודת הפתיחה הטובה ביותר להצלחה.

כנסו לעמוד הפייסבוק שלנו לפרטים נוספים!